BBC-rapportering die wérkt: hoe de Vlaamse Gemeenschapscommissie grip kreeg op haar data

De uitdaging

Versnipperde data en complexe rapporten.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) staat als Nederlandstalige overheid in Brussel in voor een brede waaier aan maatschappelijke domeinen, van cultuur tot gezondheid. Met meer dan 1.200 medewerkers en tal van werkvelden is een sterke rapporteringsstructuur cruciaal. De VGC werkt daarvoor volgens de richtlijnen van de Beleids- en Beheercyclus (BBC), die structuur biedt aan planning, uitvoering en evaluatie van beleid.

Maar achter de schermen liep het rapporteringsproces stroef. Rapporten zaten verspreid over verschillende locaties, waren moeilijk terug te vinden en vroegen manuele exports en combinaties. Die versnippering maakte het lastig om een helder en actueel beeld te vormen. Net datgene wat beleidsmakers nodig hebben.

DE OPLOSSING

Starten bij de échte noden.

Samen met Cronos Public Services zette EpicData een grootschalige analyse op. Niet de data, maar de mensen stonden centraal. Vanuit vier kernteams (boekhouding, budget, aankoop en gemeenschapscentra) gingen we op zoek naar de operationele, wettelijke én managementbehoeften van de VGC.

Door deze twaalf combinatiepunten grondig in kaart te brengen, kregen we een holistisch zicht op wat de organisatie écht nodig had. Zo konden we verder kijken dan bestaande rapporten of technische beperkingen. Voor sommige noden waren technische ingrepen nodig, voor andere was een procesaanpassing de juiste zet.

Altijd met als doel: eenvoud, efficiëntie en gebruiksgemak.

Het Resultaat

Rapportering die werkt voor iedereen.

Gebruiksvriendelijke rapporten
Dankzij gestandaardiseerde filtering en heldere toelichting weten medewerkers meteen hoe een rapport werkt. Geen manuele exports meer, wel directe inzichten.

Gecentraliseerde en actuele data
Alle rapporten zitten nu op één centrale plek, altijd up-to-date dankzij dagelijkse verversing. Geen versieverwarring meer, wél één waarheid.

Veiligheid en toegangscontrole op maat
Met slimme RLS-regels (row-level security) krijgt elke medewerker toegang tot precies die info die hij of zij nodig heeft – niet meer, niet minder.

Brede impact, duurzame verandering
Wat begon met centrale teams, breidt zich nu verder uit naar decentrale afdelingen. Zo garanderen we dat álle teams binnen de VGC optimaal ondersteund worden, nu en in de toekomst.

Na de succesvolle analyse en optimalisatie bij de centrale teams, zetten we nu ook de volgende stap: een uitbreiding richting de decentrale teams. Zo brengen we ook daar de specifieke noden in kaart en passen we de rapportering verder aan op maat van elk team.

Is jouw lokaal bestuur klaar voor BBC-rapportering die écht werkt?

Bij EpicData geloven we dat data pas krachtig wordt wanneer het leeft binnen je organisatie. Door te vertrekken van jouw behoeften bouwen we rapportering die werkt, vandaag én morgen. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw bestuur kunnen betekenen.